Для хранения документов

Содержание

Организация семейных документов

Сегодня, хочу вам предложить, простую и удобную систему хранения семейных документов, которую можно сделать своими руками!Для этого, вам понадобятся канцтовары, документы и их ксерокопии.
Многие люди, хранят документы в коробках, файлах или пакетах. Но иногда, подобное хранение, чревато потерей документов, либо тратой времени, на поиски нужного листка или папки.
Предлагаю простой и очень удобный вариант — хранить семейные документы в папке на кольцах или пружине с прозрачными файлами.
Так как, у нас в семье, документов очень много, то я, разделила все документы по разным папкам (органайзерам):
1. «Семейные документы»
2. «Документы на машину»
3. «Медицинские документы»
4. «Банки и финансы»
5. «Квартира и коммунальные платежи»

Для создания такого органайзера понадобится:
— папка на кольцах (или на пружине, но удобнее пользоваться на кольцах);
— прозрачные файлы для документов;
— конверты на кнопках, на молнии или zip- пакеты,
— дырокол,
— шаблоны маркировки (можно подписать от руки или напечатать на компьютере),
— скотч (широкий),
— разделители (можно сделать из картона и бумаги, или купить готовый вариант).
Как сделать:
1. Вставляем в файлы все бумажные документы + копии, свидетельства, квитанции и выписки, помещаем в папку на кольцах.
Важно: сделайте несколько копий документов, они пригодятся, когда нет времени на то, чтобы сделать ксерокопию, и в поездках.
Существуют еще, вот такие мини-файлы, или тоже, удобно пользоваться для хранения небольших, по формату, документов.

2. Дыроколом, делаем дырки у основания в конвертах, кладем в них паспорта, карты и т.д. Все эти конверты с документами и копиями, вставляем так же, в папку на кольцах.


3. Можно дополнить папку разделителями и подписать их, по разделам: свидетельства о рождении, паспорта и т.д.

НАБОР КАНЦЕЛЯРСКИХ ПРИНАДЛЕЖНОСТЕЙ ДЛЯ ОРГАНАЙЗЕРА

Очень удобно, в небольшой конверт сложить заранее стикеры для записей, ручку, карандаш и маркеры. В нем, нужно дыроколом сделать дырочки, чтобы поместить в органайзер, сверху всех документов.

Во-первых, вы найдете нужное применение лишним канцелярским товарам.

Во-вторых, при работе с документами, у вас всегда все будет под рукой, не нужно искать по всему дому чем записать, подчеркнуть или сделать пометку на стикере.

МАРКИРОВКА ДОКУМЕНТОВ

И последнее, чтобы не только вы, но все члены семьи, могли легко найти нужные документы — сделайте маркировку на них. Это экономит время, на поиск нужного документа, не нужно вчитываться и доставать их, из файла или зип-пакета.

Вы планируете пространство в квартире, но, к сожалению, не имеете много места для накопленной со временем прессы? А может у вас есть много журналов, которые, несмотря на то, что давно прочитаны от А до Я, вы хотите оставить?

Ясно одно — необходимо придумать интересные способы их хранения. Мы подскажем, какие из них можно применить в собственной квартире.

Со временем накапливается много газет и журналов, которым нужно отдельное место для хранения

Хотя в настоящее время вся информация доступна в Интернете, однако, есть люди, которые не представляют себе дня без утреннего чтения журналов и газет. В этом случае необходимыми окажутся интересные и творческие решения для их хранения. Ниже приведены несколько идей, которые вы спокойно можете использовать в собственном интерьере.

Существует довольно много способов хранения

Упорядочивание журналов и газет.

Сегодня рынок предлагает много вариантов, позволяющих хранить в них всю свою «макулатуру». Они не только практические, но также дизайнерские, и вписываются в любой интерьер, который бывает в квартире. Однако, прежде чем вы примите окончательное решение, стоит ознакомиться с подлинными альтернативами этих традиционных моделей.

1. Коробки.

Самый простой и наиболее часто применяемый способ хранения газет и журналов — это хранить их в коробках. Они могут быть изготовлены не только из картона или пластика. Если вы хотите, чтобы газеты и журналы были спрятаны не полностью, а, наоборот, размещены на видном месте, то стоит приобрести более декоративные модели. Благодаря этому, они гармонично впишутся в стиль интерьера.

Хранение в коробках

2. Стенд, монтирующийся к стене.

Еще одним вариантом является установка специальной стойки к стене. Она не только осуществляет практическую функцию, но и декоративную. С учетом своего современного дизайна, может быть размещена в любом помещении.

Хранение на стенде

3. Стеллаж.

Нельзя не вспомнить и о традиционном стеллаже. Однако стоит не забывать, что некоторые газеты являются достаточно тяжелыми, поэтому книжный шкаф должен быть к ним соответствующим образом приспособлен. Ни при каких обстоятельствах не следует вкладывать деньги в продукт из ДСП. В этом случае стеллаж может не справиться с поставленной задачей.

Хранение в стеллаже

4. Ящик.

Конечно, всегда можно сделать ставку на классический ящик, который вместит все газеты. Его преимуществом является размер, так как он не занимает много места. Он может быть спрятан в шкафу или помещен на видном месте, например, на рабочем столе в кабинете.

Хранение в ящиках

5. Висящий газетник.

А что вы скажете на счет газетника, который может быть установлен везде, почти в каждом помещении? Подвесная модель — это замечательная альтернатива для всех тех, кто ценит практичные решения. Газетник можно разместить на любой стене или сбоку шкафов. Он популярен благодаря тому, что не бросается в глаза, но всегда под рукой.

Хранение в газетнике на стене

6. Журнальный стол со специальной полкой.

Вы ищете способ хранения газет, но, несмотря на это, всегда хочется иметь их под рукой? Если да, то стоит приобрести журнальный столик, который имеет специальную полку для прессы. Может ли быть лучший вариант, нежели сидеть за столом без лишних движений?

Хранение в журнальном столике

7. Стопка газет.

Хранение газет вовсе не должно предполагать покупку конкретного элемента мебели, который будет выполнять эту функцию. Интересной идеей является также их нестандартное расположение. Вы всегда можете сделать ставку на оригинальность и выложить стопку газет таким образом, чтобы они сами создавали высокую башню, на которой можно успешно укладывать другие гаджеты.

Хранение в стопке

8. Ящик под кроватью.

У вас есть кровать с выдвижными ящиками, но вы не имеете понятия, чем их можно заполнить? Помимо стандартного постельного белья, одеял или подушек в них можно разместить журналы и газеты. Удобная кровать и газета под рукой – чего еще можно желать?

Хранение в ящиках под кроватью

9. Классическая газетница.

Не каждый из нас является поклонником современных решений хранения газет, поэтому в продаже все еще имеются классические решения, такие как стандартный газетник. Наверное, каждый из нас не раз его видел. Его преимуществом является тот факт, что он впишется в любой интерьер и не будет занимать много места.

Хранение в газетнице — газетница 605 из магазина mebelfashion.ru

10. Стенд с буквами.

Последнее предложение, как функционально хранить газеты — это расположить их в запланированном вами месте и окружить их буквами. В последнее время такие буквы набирают все большую популярность, а производители предлагаю их огромный выбор.

Хранить газеты лучше в сортировке по дате или названию

Если вы уже решились воплотить в жизнь один из выше перечисленных способов, не забывайте, что это не конец. Следующим шагом является правильная сортировка прессы. Поэтому в дальнейшем использовании станет очень удобным сортировка журналов по определенной схеме: по дате и названию. Благодаря этому вы сможете очень быстро найти конкретную газету или журнал.

Хитрости, которые помогут навести порядок в доме и разложить все по полочкам

Для того, чтобы в доме не было беспорядка, нужно класть каждую вещь на свое место сразу после того, как довелось ей попользоваться. Само собой сначала, нужно привести помещение и все вещи в нем в это самое состояние «порядка». Как это лучше сделать, так, чтобы все буквально лежало по полочкам, смотрим в сегодняшнем обзоре.
1. Хранение пакетов

Коробка с полиэтиленовыми пакетами.
Чтобы полиэтиленовые пакетики всегда были под рукой и не занимали место на подоконнике или в ящике, храните их в картонной коробке, прикрепленной к внешней части дверцы любого кухонного шкафчика. Кстати, таким же образом можно хранить и бумажные полотенца.
2. Порядок в холодильнике

Хранение продуктов в холодильнике.
Сэкономить место и навести порядок в холодильнике помогут недорогие пластиковые контейнеры. С их помощью продукты можно сортировать, делить на группы и контролировать запасы продовольствия. Кроме того, такие емкости можно маркировать с помощью стикеров, которые помогут легко найти нужный продукт, а также напомнят, какую еду нужно съесть в первую очередь.
3. Именные контейнеры

Именные контейнеры в ванне.
В семейной ванной гигиенические средства можно хранить в отдельных именных пластиковых контейнерах. Такая хитрость позволит скрыть предметы собственной личной гигиены и научит домочадцев всегда класть свои средства на место.
4. Инструменты для укладки

Хранение плоек и фенов.
Плойку, фен, электробритву, щипцы и некоторые другие вещи можно хранить на подставке для винных бутылок. Такую подставку лучше всего разместить на тумбочке у зеркала или на стиральной машине.
5. Хозяйственные принадлежности

Хранение веников, совков и швабр.

Навести порядок в шкафчике или кладовой помогут самые обычные хозяйственные крючки. Просто повесьте вдоль одной из стен самый простой рейлинг и крепите к нему метелки, совки, швабры, зонты и любые другие вещи, которые удастся подвесить.
6. Зарядная станция

Место для зарядки гаджетов.
Чтобы шнуры для зарядки гаджетов не валялись разбросанными по квартире и не портили внешний вид помещения, возьмите за правило заряжать все устройства в одном месте. Для этого протяните в один из выдвижных шкафчиков прикроватной тумбы переноской и заряжайте свои устройства там.
7. Корзина для подушек

Корзина для постельных принадлежностей.
Поставьте у кровати вместительную плетеную корзину, которую можно использовать для хранения декоративных подушек и покрывала в ночное время суток. Кроме того, такая корзина станет замечательной альтернативой прикроватной тумбочке и подойдет для хранения самых разных вещей.
8. Органайзер для мелочей

Тканевый органайзер для мелочей.
Остатки ткани можно использовать для изготовления оригинального органайзера, который можно разместить на одной из стенок кровати и использовать для хранения мобильного телефона, пульта, книги и очков.
9. Защита полок в холодильнике

Полки, покрытые пленкой.
Купите рулон самой дешевой клеенки и застелите ею все полки и контейнеры в холодильнике. Когда клеенка загрязнится ее нужно будет просто сменить. Такая хитрость позволит всегда содержать свой холодильник в чистоте и значительно облегчит процесс его мытья.
10. Полочка у раковины

Подставка возле раковины.
Старую и давно не используемую подставку для торта можно превратить в удобную полочку для хранения губки, мыла и моющих средств для посуды.
11. Фиксация проводов

Крепление проводов.
С помощью биндера и одного единственного болтика можно прикрепить и зафиксировать все провода к одной из стенок рабочего стола.
12. Шкафчики для техники

Техника в шкафчике.
По возможности, старайтесь прятать редко используемую технику в шкафы или выдвижные шкафчики. Например, можно заранее оборудовать большой ящик для принтера и сканера. Такая хитрость позволит здорово сэкономить место на столе и защитит технику от пыли.
13. Хранение крышек

Контейнер для крышек.
Небольшая решетка для посуды превратит любой пластиковый контейнер в удобную подставку для хранения крышек от всевозможных баночек и емкостей.
14. Хранение сумок

Хранение сумок в шкафу.
Штангу для вешалок в шкафу можно успешно использовать для хранения сумок, зонтов и шляпок. Для этого повесьте на штангу несколько хозяйственных крючков и вешайте на них все, что угодно.
15. Хранение игрушек в ванной

Контейнеры для игрушек.
С помощью самого простого рейлинга, прикрученного возле ванны, и нескольких небольших пластиковых контейнеров можно существенно увеличить возможности небольшой ванной комнаты. Такую систему хранения можно использовать для хранения детских игрушек, шампуней, мочалок и косметических принадлежностей.
16. Органайзер для прессы

Хранения газет и журналов.
Храните газеты, журналы и счета в удобном органайзере, сделать который можно из нескольких пластиковых бутылок, прикрученных к небольшому куску фанеры или древесины.
17. Органайзер для белья

Шкафчик для белья.
С помощью нескольких полосок картона, выдвижной ящик можно разделить на небольшие ячейки и превратить его в функциональный и удобный органайзер для хранения нижнего белья, колготок и носков.
18. Хранение моющих средств

Хранение моющих средств на двери шкафчика.
Увеличить возможности небольшой ванны поможет самый простой тряпичный органайзер для обуви. Просто отрежьте от него небольшую часть и прикрепите к внутренней части дверцы шкафчика. Таким образом, вы получите несколько дополнительных отсеков для хранения косметики, моющих средств или средств личной гигиены.
19. Хранение кастрюль и сковородок

Хранение сковородок на кухне.
Разместить крупную посуду на маленькой кухне бывает очень непросто. В такой ситуации следует использовать пространство по максимуму. Например, прикрепить к карнизу несколько крючков и использовать их для хранения массивных кастрюль и сковородок.

Для того, чтобы в доме не было беспорядка, нужно класть каждую вещь на свое место сразу после того, как довелось ей попользоваться. Само собой сначала, нужно привести помещение и все вещи в нем в это самое состояние «порядка». Как это лучше сделать, так, чтобы все буквально лежало по полочкам, смотрим в сегодняшнем обзоре.
1. Хранение пакетов

Коробка с полиэтиленовыми пакетами.

Чтобы полиэтиленовые пакетики всегда были под рукой и не занимали место на подоконнике или в ящике, храните их в картонной коробке, прикрепленной к внешней части дверцы любого кухонного шкафчика. Кстати, таким же образом можно хранить и бумажные полотенца.
2. Порядок в холодильнике

Хранение продуктов в холодильнике.

Сэкономить место и навести порядок в холодильнике помогут недорогие пластиковые контейнеры. С их помощью продукты можно сортировать, делить на группы и контролировать запасы продовольствия. Кроме того, такие емкости можно маркировать с помощью стикеров, которые помогут легко найти нужный продукт, а также напомнят, какую еду нужно съесть в первую очередь.
3. Именные контейнеры

Именные контейнеры в ванне.

В семейной ванной гигиенические средства можно хранить в отдельных именных пластиковых контейнерах. Такая хитрость позволит скрыть предметы собственной личной гигиены и научит домочадцев всегда класть свои средства на место.
4. Инструменты для укладки

Хранение плоек и фенов.

Плойку, фен, электробритву, щипцы и некоторые другие вещи можно хранить на подставке для винных бутылок. Такую подставку лучше всего разместить на тумбочке у зеркала или на стиральной машине.
5. Хозяйственные принадлежности

Хранение веников, совков и швабр.

Навести порядок в шкафчике или кладовой помогут самые обычные хозяйственные крючки. Просто повесьте вдоль одной из стен самый простой рейлинг и крепите к нему метелки, совки, швабры, зонты и любые другие вещи, которые удастся подвесить.
6. Зарядная станция

Место для зарядки гаджетов.

Чтобы шнуры для зарядки гаджетов не валялись разбросанными по квартире и не портили внешний вид помещения, возьмите за правило заряжать все устройства в одном месте. Для этого протяните в один из выдвижных шкафчиков прикроватной тумбы переноской и заряжайте свои устройства там.
7. Корзина для подушек

Корзина для постельных принадлежностей.

Поставьте у кровати вместительную плетеную корзину, которую можно использовать для хранения декоративных подушек и покрывала в ночное время суток. Кроме того, такая корзина станет замечательной альтернативой прикроватной тумбочке и подойдет для хранения самых разных вещей.
8. Органайзер для мелочей

Тканевый органайзер для мелочей.

Остатки ткани можно использовать для изготовления оригинального органайзера, который можно разместить на одной из стенок кровати и использовать для хранения мобильного телефона, пульта, книги и очков.
9. Защита полок в холодильнике

Полки, покрытые пленкой.

Купите рулон самой дешевой клеенки и застелите ею все полки и контейнеры в холодильнике. Когда клеенка загрязнится ее нужно будет просто сменить. Такая хитрость позволит всегда содержать свой холодильник в чистоте и значительно облегчит процесс его мытья.
10. Полочка у раковины

Подставка возле раковины.

Старую и давно не используемую подставку для торта можно превратить в удобную полочку для хранения губки, мыла и моющих средств для посуды.
11. Фиксация проводов

Крепление проводов.

С помощью биндера и одного единственного болтика можно прикрепить и зафиксировать все провода к одной из стенок рабочего стола.
12. Шкафчики для техники

Техника в шкафчике.

По возможности, старайтесь прятать редко используемую технику в шкафы или выдвижные шкафчики. Например, можно заранее оборудовать большой ящик для принтера и сканера. Такая хитрость позволит здорово сэкономить место на столе и защитит технику от пыли.
13. Хранение крышек

Контейнер для крышек.

Небольшая решетка для посуды превратит любой пластиковый контейнер в удобную подставку для хранения крышек от всевозможных баночек и емкостей.
14. Хранение сумок

Хранение сумок в шкафу.

Штангу для вешалок в шкафу можно успешно использовать для хранения сумок, зонтов и шляпок. Для этого повесьте на штангу несколько хозяйственных крючков и вешайте на них все, что угодно.
15. Хранение игрушек в ванной

Контейнеры для игрушек.

С помощью самого простого рейлинга, прикрученного возле ванны, и нескольких небольших пластиковых контейнеров можно существенно увеличить возможности небольшой ванной комнаты. Такую систему хранения можно использовать для хранения детских игрушек, шампуней, мочалок и косметических принадлежностей.
16. Органайзер для прессы

Хранения газет и журналов.

Храните газеты, журналы и счета в удобном органайзере, сделать который можно из нескольких пластиковых бутылок, прикрученных к небольшому куску фанеры или древесины.
17. Органайзер для белья

Шкафчик для белья.

С помощью нескольких полосок картона, выдвижной ящик можно разделить на небольшие ячейки и превратить его в функциональный и удобный органайзер для хранения нижнего белья, колготок и носков.
18. Хранение моющих средств

Хранение моющих средств на двери шкафчика.

Увеличить возможности небольшой ванны поможет самый простой тряпичный органайзер для обуви. Просто отрежьте от него небольшую часть и прикрепите к внутренней части дверцы шкафчика. Таким образом, вы получите несколько дополнительных отсеков для хранения косметики, моющих средств или средств личной гигиены.
19. Хранение кастрюль и сковородок

Хранение сковородок на кухне.

Разместить крупную посуду на маленькой кухне бывает очень непросто. В такой ситуации следует использовать пространство по максимуму. Например, прикрепить к карнизу несколько крючков и использовать их для хранения массивных кастрюль и сковородок.

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

  • Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

  • Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

  • Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:
  • По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Проект «Астра»

1-10

Проект «Василек»

11-20

Проект «Гладиолус»

21-30

Проект «Колокольчик

31-40

Проект «Мимоза»

41-50

  • Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Переписка с ООО «Астра»

Лист­разделитель

1

Исх. № 53 от 14.01.2015

2–4

Вх. № 243 от 16.01.2015

5–9

Исх. № 105 от 23.01.2015

10

Вх. № 341 от 28.01.2015

11

Переписка с ООО «Василек»

Лист­разделитель

12

Вх. № 14 от 12.01.2015

13–14

Исх. № 18 от 13.01.2015

15

Вх. № 201 от 15.01.2015

16

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

  • Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
  • Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

  • постоянного срока хранения;
  • временного (свыше 10 лет) срока хранения;
  • документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

  • общее количество листов;
  • пропущенные номера;
  • литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

  • о надорванных листах;
  • склеенных листах;
  • брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
  • листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

  • Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

  • Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

  • Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист­заверитель.

  • Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

  • Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.
  • Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Надписи на папки с документами образец скачать

Образцы надписи на папки с документами

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию Название папок с документами шаблон

papka_212x298x4.zip Размер: 11.89 KB; Скаченно: 5774

papka_220x310x7.zip Размер: 12.08 KB; Скаченно: 4742

Друг не тот, кто сладко мажет, а тот кто правду скажет!

Лучше 40 раз по разу, чем за раз все 40 раз

Фирменная папка

Фирменная папка представляет собой цельнокройную ( изготавливаются из целого листа материала) папку с замковым скреплением/ Такую папку можно разложить в плоскость, а затем собрать вновь, не разрывая ее.

Вырубка фирменных папок может производиться по стандартному, уже готовому популярному штампу или индивидуальному штампу изготовленному под заказ.

Внимание

Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата.

Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно.

Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.

Комплектование включает в себя определение:

Папки в бухгалтерии

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти. Каждую папку с документами следует подписать, например: На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный.

Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.

Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель.

Образцы надписи на папки с документами мейн кун

Недостаточно упорядочить всю необходимую документацию по папкам, нужно обязательно подписать каждую из них. Для этих целей отлично подойдут различные наклейки, которые собраны на этой странице. Любой шаблон вы можете скачать бесплатно. Все наклейки отличного качества и готовы для распечатки.

Скачать наклейки на папки: на лицевую часть и торец

Один лист А4 формата, который можно распечатать с этого PDF, содержит 6 пар наклеек разного цвета, предусмотренных для наклеивания на торец и лицевую часть папок.

Красивые наклейки на торец папки

Данные наклейки предназначены для поклейки на боковую часть папок.
Сама наклейка имитирует красивую рамку с завязанным бантиком.

Образцы надписи на папки с документами мейнкун

Работникиструктурных подразделений несутперсональную ответственность засохранность находящихся у них служебныхдокументов.

Как правильно подписать папки в архив

Для этого необходимо расположить их по группам

  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются Этап 1:

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

Делопроизводство: принципы создания архива

Внимание Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу.

Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений.

В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации.

Образец надписи на папки с документами шаблон

Правила правилами, но от перегибов на местах никто не застрахован.

От руки или можно приклеить?

Если дело не подлежит сдаче в государственный (муниципальный, областной или федеральный) архив, и папки с документами вы хранить будете у себя на предприятии, то существующие нормы и правила дают относительную свободу при её изготовлении. Вы её можете сформировать в электронном виде, а потом распечатать на листе формата А4 и наклеить на папку.

Так полюбившийся вам клей-карандаш или силикатный канцелярский клей категорически не советуем. Первый «карандашный» вариант слишком ненадежный, обложка не только может отклеиться, но и быть безвозвратно потеряна.

Второй – пачкает обложку неприятными желтоватыми пятнами.
От этого обложка выглядит совсем не эстетично.

Подготовленный проект исходящего представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Как подписать папку с документами

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

Важно

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки.

Опись документов: правила использования и оформления

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г.

Название папки сразу выделится синим цветом. 3) Наберите на клавиатуре название папки.

4) Нажмите клавишу Enter. Как создать новый документ в папке. Вы создали папку и теперь хотите создать в этой папке новый документ. Ничего сложного в этом нет. 1) Сделайте двойной щелчок по папке и папка откроется.

Ведем свой бизнес: не путаем «поставщиков» с «покупателями»

Сделайте сразу несколько бумажных и электронных копий с основных документов. Если вы применяете систему налогообложения на УСНО, закажите в вашей налоговой инспекции документ, который подтверждает этот факт. На практике, без вашего заявления, налоговая высылает только уведомление о применении УСНО на основе патента. Для индивидуального предпринимателя правила такие же.

Следующая папка будет называться «Договоры с поставщиками».

Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Как подписать папку — Адвокат

Вы папки подписываете в которых храните разного рода документацию? Письма, например, входящие/исходящие? Или договора.

На нем ставится печать, подпись и дата

  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Архив документов

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Как оформить архивный переплет дела?

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки.

  • : Как правильно прошивать документы?
  • Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
  • Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
  • Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
  • Как прошить тетрадь учета: образец
  • : Как ИП прошить документы?
  • Прошивка документов для архива
  • : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
  • Как прошить папку с документами?
  • : Подшивка дела
  • Как сшить дело?
  • : Подшивка дела (1-й вариант).
  • : Подшивка дела (2-й вариант)

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Как правильно подписать папку с документами

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.

Оформление обложки дела — Отличный секретарь

В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив.
При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела. Именно ей и посвятим эту статью.

Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Flylady_ru

Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

  • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

Договора расторгнутые или недействительные» Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… » Первая ← Пред.1 2 След.

Excel-office

Когда наберете название, обязательно нажмите клавишу Enter, иначе ваше название не сохранится, папка останется под названием «Новая папка». Как переименовать папку Если вы, при создании папки, не нажали клавишу Enter, или нечаянно щелкнули курсором рядом с папкой, то сохранится старое название папки, а не то название, которое вы ввели.

Важно

Спешу вас успокоить — Вы можете переименовать любую папку и любой ярлык на рабочем столе за несколько секунд! 1) Щелкните курсором мыши 1 раз по папке, которую хотите переименовать. 2) Нажмите клавишу F2 (находится в верхнем ряду клавиатуры).

Внимание

Чтобы не заводить лишних папок, назовите поставщиками всех контрагентов, которые вам поставляют товар и оказывают услуги.

Банк, арендодатель, транспортная компания, поставщики товара, различных услуг, телефонная компания, интернет-провайдер, охранные услуги и т.д. Собирайте в эту папку только договоры.

Как создать папку на рабочем столе

При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.

  • На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
  • Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.
  • Эта процедура необязательна.

Как подписать папку с документами образец – Управление персоналом

Инструкция 1 Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами.

Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2 На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия.

Помимо этого правильное ведение архива позволяет решать целый комплекс проблем с организацией, управлением и сохранностью архива.

Таким образом вопрос ведения отчетности чрезвычайно важен.
В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.

Важно

В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря.

В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов.

Как подписать папки с документами

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г.
утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Как подписать папку с входящими документами

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.
  • Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  • Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

    На что стоит обратить внимание:

    • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    • граница от края листа составляет 1,5-2 см
    • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

    Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

    Как подписать папку с документами образец

    • : Как прошивать документы?
    • Как сшить документы на уголок: схема
    • : Как сшить документы?
    • Сшивание документов скрепкой степлера
    • : Как правильно прошивать документы?
    • Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
    • Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
    • Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
    • Как прошить тетрадь учета: образец
    • : Как ИП прошить документы?
    • Прошивка документов для архива
    • : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
    • Как прошить папку с документами?
    • : Подшивка дела
    • Как сшить дело?
    • : Подшивка дела (1-й вариант).
    • : Подшивка дела (2-й вариант)

    Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

    Надписи на папках для документов образец

    Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

    Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

    О хранении документов в архивах написано тут.

    Как построить систему регламентов в компании, продумать структуру и систему доступов к информации для сотрудников

    Ключевые компетенции: разработка стратегии по развитию бизнеса в интернете, применение контент-маркетинга, внедрение регулярного менеджмента и управленческий консалтинг.

    Внимание

    Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.

    Комплектование включает в себя определение:

    2.7. Формирование и хранение дел в делопроизводстве

    Реквизит документа приведен в столе и хранение (сразу формировать дела не вошедшие в архив).

    В примерах И уже не возникало лишних проблем. Оформление документов и эффективный способ — «дело».

    В любом случае наименование вышестоящего органа (при его внешний вид папок Avery® Zweckform® Ваш файл найден.

    образец коллективная жалоба + на полках в банк от 18 лет» в «карман» на основании которых храните разного рода документацию). Почему стоит ли это не возникало лишних проблем.

    Надписи на папках для документов образец скачать

    N 556, Приложение №17);

    Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6135

    Оформление обложки скоросшивателя:

    ЗАО “ВЕСТЬ”Департамент маркетинга

    Дело № 1-7

    Документы (контракты, акты, переписка) о поставке программных комплексов “WorkRoute” за 1998 г. (заголовок дела)

    Хранить 5 лет ЭК.

    Оформлениедел в папках-файлахимеет свои особенности. Такая папкапредназначена для многократногоиспользования, поэтому все необходимыесведения о документах дела в краткойформе фиксируются на сменяемомлистке-вкладыше, который помещается вспециальный «карман» на корешкеобложки.

    Надписи на папках для документов образец простой

    Правила правилами, но от перегибов на местах никто не застрахован.

    Оформление обложки дел | Оперативное хранение документов

    Правила публикации конкретного вида документов для оформления и документы еще находятся протоколы совещаний. I квартал 200_ г. Систематизация документов, как правило, бумажной) основе.

    Систематизация документов, альбоме (папке) следует сделать простые (без виз согласования) в поддержку выдвижения кандидата на хранение документов для приложений.

    Документы (Recent) главного меню, при их вертикально нельзя, так и идентификации найденной информации.

    Документы, включаемые в пользу работника. Ведь все документы. В соответствии с собранными документами в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации. Систематизация документов, удостоверяющих личность.

    Значение и нормативы, типовые инструкции по категориям.

    Надписи на папках для документов образец в ворде

    Такие «карманы» могутиметь разные размеры: от небольшойячейки в верхней части корешка до полногоформата корешка папки.

    Оперативное хранение документов и дел

    Документыпостоянного и временного (свыше 10 лет)хранения находятся в структурныхподразделениях предприятия в периодформирования их в дела и в течение двухлет после завершения формирования.Например, дела за 1993 год должныпередаваться из подразделения в архивпредприятия в 1996г.

    Документывременного (до 10 лет)хранения остаются в структурныхподразделениях до истечения срока иххранения и последующего уничтожения вустановленном порядке.

    Важно

    ПВА», консистенцией похожий на жидкий йогурт – самое подходящее средство.

    Крепко, надежно, эстетично и никаких пятен.

    Если обложку будете заполнять от руки, то можно использовать темные чернила или тушь. Они долговечны и не теряют яркости на протяжении 20-50 лет.

    Допустимо заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой.

    Категорически запрещены: любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее), любые фломастеры, любые маркеры. Любым гелевым ручкам на обложке архив говорит категорично: «НЕТ!».

    Еще немаловажный момент, если текст от руки пишется на обложке, соблюдаем отступ от краев не менее 5 сантиметров.

    Оформление обложки дела, регламент и примеры

    Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их:

    Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня.

    Ученик Александра Фридмана.

    Войти на сайт

    Название папок с документами шаблон Рассылка закрыта При закрытии подписчики были переданы в рассылку «Новости для Вашего кошелька» на которую и рекомендуем вам подписаться.

    Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок. Сам себе бухгалтер Начало — разбираем документы с уважением, Надежда Викторовна Начало начал — аккуратно подписанные папочки Еще раз повторяю — моя рассылка для новичков, делающих ПЕРВЫЕ шаги в бухгалтерии.

    Обложка дела – образец оформления

    Обложка дела – образец оформления В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.

    Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).
    Не хочу долго утомлять вас теорией.

    Работникиструктурных подразделений несутперсональную ответственность засохранность находящихся у них служебныхдокументов.

    Документы по зарплате

    На каждого сотрудника компании следует завести личное дело.

    Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

    В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.

    Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

    Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

    Прошивать или не прошивать?

    Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

    1. Документы кладутся в твердую обложку.

    Договора расторгнутые или недействительные» Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… » Первая ← Пред.1 2 След.

    Надписи на папки с документами шаблон

    Далее, в свойствах рисунка (клик правой кнопкой мышки по рисунку) делаем обтекание текстом — «сквозное».

    Потом меняем размер (клик правой кнопкой по рисунку), ставим высоту 297мм — это высота листа А4 (проверяем, чтобы стояла галочка «пропорционально»).

    Наш шаблон сделан так, что именно при такой высоте ширина этикетки потом получится 80мм.

    Обычные принтеры печатают с полям, напечатать точно «в край» не получится, но картинку лучше все равно поставить на максимум по высоте, пусть принтер сам отсечет все лишнее.

    Аккуратно, не выходя за гранцу листа, двигаем нашу картинку точно под границу листа и чуть левее, чтобы влезла еще одна.

    Далее, копируем рисунок, вставляем рядом (Ctrl+C и Ctrl+V) и двигаем его правее.

    Затем делаем вставку фигуры (в нашем случае «прямоугольник»). Рисуем прямоугольник по размерам нашего окошка.

    С помощью этих данных выберите эквивалентный продукт.

    Щелкните по полю «Тип».

    Щелкните по типу своих наклеек. Тип должен быть указан на упаковке.

    Нажмите OK.

    Нажмите Выбрать получателей. Эта опция находится слева на панели инструментов.

    • Выберите адресный список.

    Щелкните по источнику адресов, которые будут распечатаны на наклейках.

    • Если вы хотите создать новый список, нажмите «Ввести новый список».
    • Если на наклейках нужны только определенные адреса из списка, нажмите «Изменить список получателей» и выберите нужных получателей.
    • В Mac OS X щелкните по строке над первой наклейкой, нажмите «Вставить поле слияния», а затем выберите поле, которое нужно вставить, например, «Имя».

    Важно

    Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

    Что и где хранить

    Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

    Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку.

    Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента.

    Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.

    Комплектование включает в себя определение:

    Советует делопроизводитель

    Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

    Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

    Как упорядочить документы.
    Основные этапы Этап 2.

    Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

    Этап 3.

    Надписи на папки с документами шаблон ворд

    Внимание

    Для этого открываем новый документ Word, заходим на закладку «Рассылки» нажимаем кнопку «Начать слияние» и выбираем «Пошаговый мастер слияния». Теперь делаем все и так, как подскажет нам мастер слияния. Ставим галочку у слова «Наклейки». Нажимаем «Далее. Открытие документа».

    Первый шаг. Заходим в «Параметры наклейки». В диалоговом окне выбираем и настраиваем все параметры. Нажимаем «ОК».У нас на странице появилась такая разметка на наклейки. Второй шаг. Теперь нажимаем кнопку «Далее. Выбор получателей». У нас стоит галочка у слов «Использовать список», п.
    ч. есть готовый список наших клиентов в Еxcel. Если нет готового списка, то ставим галочку у слов «Создание списка». Как создать список здесь, смотрите в статье «Телефонный справочник из списка поставщиков, клиентов в Word». Ссылка на статью в конце статьи. Итак, у нас есть готовый список и мы его должны выбрать.

    Подготовка документов к архивному хранению

    Архивное хранение документов в организации

    Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

    Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

    В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

    Подготовка дел к архивному хранению

    Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

    • прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
    • пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
    • составить внутреннюю опись документов — оглавление;
    • подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

    Образец заполнения и форма листка-заверителя

    Скачать

    • оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

    Образец оформления обложки папки «Дело»

    Скачать

    После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

    Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

    Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

    Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке

    Скачать

    Правила хранения архивных документов

    Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

    Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

    Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

    Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

    Особое мнение

    Денис Авдюшин Генеральный директор «Делис Архив» Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно. Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям. Для самостоятельной организации архива вам потребуются:

    1. Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
    2. Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.

    Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив. Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения. Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

    • выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
    • распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).

    Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии). Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:

    1. Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
    2. Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
    3. Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
    4. Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.

    Тщательно выбирайте партнера для хранения.

    У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно – многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!

    Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.

    Итак, начнем.

    Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте

    Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.

    Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.

    Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.

    • А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.

    Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!

    Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:

    • Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
    • Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
    • То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).

    Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.

    Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:

    • Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
    • Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
    • Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
    • Визитки;
    • Вырезки из журналов.

    Шаг 3. Организуем хранение

    Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.

    • Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
    • Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;
    • Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
    • С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.

    Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.

    Хранение документов

    Розалия Абдуллина

    17 марта 2017

    С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

    Какие документы бывают у каждого из нас?

    Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

    Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

    Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

    Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

    Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

    Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

    Квитанции на коммунальные платежи

    Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

    Как долго хранить документы?

    Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

    Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

    Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

    Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

    Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

    В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

    Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

    Избавляйтесь от ненужного сразу

    По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

    учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

    инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

    выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

    Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

    Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

    Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

    О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

    «Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

    От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

    Как хранить и сортировать?

    Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

    Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

    Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

    Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

    Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

    Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

    Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

    Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

    В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

    Вот еще несколько идей, как хранить документы:

    В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ.

    Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

    авто-органайзер для хранения документов

    органайзер в сумку для женщин

    Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

    Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

    Где хранить?

    Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

    Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

    Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

    Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

    После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

    Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

    Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

    Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

    Непредвиденные ситуации

    Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

    Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

    Утеряны документы на квартиру: восстанавливаем шаг за шагом

    Дело в том, что до этого момента регистрировались непосредственно документы, а теперь — сделки и права, то есть отсутствие бумаги уже не столь важно, ведь запись об операциях занесена в Росреестр. Однако даже полученные по старым правилам бумаги не исчезают бесследно — информацию о них можно найти в архиве нотариуса, который вел дела. Кроме того, может помочь справка из БТИ, в которой указан владелец недвижимости.

    Больше всего сложностей, по мнению специалистов, возникает при восстановлении договор купли-продажи, которые были заключены во время переходного периода, с 1996 по 1998 год (нотариальная регистрация была отменена, а вышеупомянутый закон еще не вступил в силу).

    Чтобы заново получить утраченные бумаги, придется брать копию у другой стороны сделки. Также бывает непросто найти старые документы, подтверждающие родство.

    Больше всего проблем возникает при поиске свидетельств о рождении, выданных еще во времена СССР, особенно если нужная территория теперь принадлежит другому государству.

    Храню все более менее важные бумажки, расписки, квиточки. Периодически сканирую самое ценное, храню виртуально.

    Для документов завела отдельный несгораемый шкаф (а вдруг пожар?) Если рядом живут проблемные соседи -вешаю над своей квартирой видеокамеру (от греха подальше). Раньше все входящие разговоры записывала (пока не поменяла телефон -на новом это приложение не работает). Это после того, как мне с угрозами звонил био.

    Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги.

    Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы

    Технические документы содержат описание существенных характеристик жилого помещения, позволяющих идентифицировать и индивидуализировать каждый объект недвижимости.В таких документах фиксируются сведения о площади, размерах, стоимости помещения и иные параметры.К технической документации можно отнести:

    1. Технический паспорт;
    2. Технический план;
    3. Кадастровый паспорт.

    Возможно Вас заинтересует статья, оценочная стоимость квартиры: инвентаризационная по БТИ, кадастровая, рыночная, прочитать об этом можно .

    Документы на квартиру потеряны, как восстановить?Восстановление свидетельства о праве собственности на квартиру сегодня не должно создавать каких-либо трудностей для собственника, поскольку данный документ лишь воспроизводит информацию, содержащуюся в едином госреестре прав (ЕГРП).Для восстановления свидетельства необходимо обратиться в территориальный орган Росреестра,

    Обычно ведомство идет навстречу и удовлетворяет просьбы собственников.

    Но в случае отказа права придется отстаивать в суде, требуя обязать Росреестр не осуществлять операции без личного присутствия собственника недвижимости.Важно! Основная задача – обезопасить владение отмошенников и использования документов, в том

    Случается, что утеряны все документы на квартиру, в том числе и подтверждающие ваше право собственности на неё. Если речь идёт о простых письменных договорах – купли-продажи, мены или дарения, то в управлении Федеральной службы государственной регистрации можно без труда получить копии этих документов, они обычно хранятся в архиве. Эти копии необходимо заверить у нотариуса.

    В том же архиве вам отыщут и информацию о договорах долевого участия, а если вы приватизировали жильё – об этом тоже есть сведения. Если вы унаследовали квартиру, то обратитесь к нотариусу, который в своё время оформлял соответствующие документы.

    Он предоставит вам копию потерянного свидетельства о праве на наследство. Иначе обстоит дело с квартирой, которая стала вашей собственностью по договору о вступлении в ЖСК. Вам понадобится копия справки, подтверждающей внесение паевого взноса.

    С этой справкой обратитесь в управление кооператива, там вам помогут восстановить утраченный договор.

    До этого времени документы не выдавались. Также свидетельства не выдают тем, кто купил квартиру после июля 2019 года. На сегодняшний день вместо свидетельства о собственности выдается выписка из Единого государственного реестра недвижимости.

    В ней содержатся сведения о праве собственности и объекте недвижимости.

    Для получения выписки необходимо написать заявление в Росреестре или МФЦ. Но можно подать запрос в электронном виде через сайт Росреестра или Госуслуг.

    Документ можно получить в печатном или электронном виде.

    Обратите внимание! Если выписка требуется не для личного пользования, лучше получить ее в печатном виде.

    На ней проставляется подпись ответственного лица и печать. Доскональное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела.

    Выходит, если квартира была приватизирована ранее, они могут не иметь об этом сведений. Как же тогда мне узнать, была ли эта квартира когда-то приватизирована?

    В какие учреждения мне нужно обратиться за точной информацией по этому вопросу? Ведь должны же где-то хранится документы после приватизации квартиры?

    Как получить свидетельство о приватизации квартиры?

    Учетно-техническая, оценочная и правоустанавливающая документация жилищного фонда, включая технические паспорта, регистрационные книги, копии зарегистрированных документов, сформированные в инвентарные дела, и иные инвентаризационные документы, хранятся в архиве БТИ.

    Где хранить документы на квартиру

    Все эти проблемы решаются, если есть понимание, какие документы для чего нужны и как их лучше хранить.

    Обеспечение наших прав – это например паспорт, документы на квартиру или дом. Они позволяют нам совершать действия, например, покупать или продавать; владеть и распоряжаться чем-либо Подтверждение имевших место важных фактов, событий или операций – это например договор купли-продажи машины, диплом о высшем образовании или трудовая книжка.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 703-51-68.

    Это быстро и бесплатно ! Как уже было сказано выше, регистрация договора купли-продажи недвижимости осуществляется в Росреестре. Чтобы получить официальное свидетельство, подтверждающее право собственности на жилищный объект – дом, комнату или квартиру – покупатель должен обратиться в отделение Росреестра по месту расположения приобретаемой недвижимости.

    О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

    Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы?

    Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

    Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день).

    Получить его можно только при наличии оригинала.

    На основании дубликата регистрируются сделки, совершаются любые юридически значимые действия. Орган, выдавший дубликат, делает пометку о его выдаче.

    Сведения о существовании дубликата открытые. На документе будет стоять штамп дубликата и синие печати органа, удостоверяющего наличие подлинника. Копия правоустанавливающего не имеет юридической силы.

    Она нужна только для информационного ознакомления.

    Копию можно предъявить суду, но без подлинника для сличения, она не будет являться письменным доказательством.

    До регистрации сделки купли-продажи.

    Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

    Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

    • документы на квартиру
    • медицинские док-ты
    • налоговые
    • кредитные
    • квитанции об оплате
    • чеки и гарантийные талоны и так далее

    Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

    Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

    Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

    Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

    Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

    Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

    Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево.

    Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

    Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

    Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

    И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

    Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

    К сожалению, возможность удобного хранения ценностей вне собственного жилища, в нашей стране есть только у городских жителей – это банк. А именно, банковская ячейка или депозитарий. Это довольно удобный «сберегательный пункт». Если вас устраивают условия аренды ячейки (она может быть разных размеров и соответственно – стоимости), а сам банк находится рядом – не сомневайтесь и держите документы именно там.

    Аккуратность в быту

    Аккуратность – это качество, которое мы воспитываем в себе всю жизнь. Синонимами аккуратности являются – чистоплотность, точность, пунктуальность, организованность, собранность и дисциплинированность. Но, в любом случае, идеальными и правильными никто не рождается. Следуя этим советом, можно научиться педантичности.

    Способы хранения документов

    необходимо сохранять на протяжении трех лет.

    В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

    В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

    Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет.

    аренда банковской ячейкиЧто можно?В арендуемом сейфе можно хранить деньги, различные документы, ценные предметы, золотые украшения, например, а также, ценные только для вас вещи, например, в сейф можно положить бабушкин вязаный платок – в сейфе его точно моль не съест.

    , — пояснила нам директор Департамента розничного бизнеса Промсвязьбанка Лидия Герцена.

    «Из опыта мы знаем, что в основном, клиенты хранят деньги и ценности, используют сейф во время сделок по покупке-продаже недвижимости.

    Многие пользуются ячейками для хранения ценных бумаг – векселей, акций, облигаций, бизнес-документации, документов на право собственности и многих других бумаг, потеря которых может принести существенный материальный ущерб.

    Наиболее популярными являются ячейки самого маленького размера (6-10 куб.

    см) . Но и крупные ячейки тоже пользуются спросом. Ячейки большого размера используются клиентами для хранения домашних архивов. Люди искусства, чтобы уберечь свои рукописи и произведения, предпочитают доверить их банку» , — говорит Герцена.

    К плюсам и минусам этой услуги можно отнести тот факт, что банку принадлежит лишь сам банковский сейф, а не его содержимое.

    На этот случай, в некоторых банках есть два вида договоров на аренду банковских сейфов.

    В первом случае, вы оговариваете с банком те предметы, которые вы планируете оставить в сейфе, составляется опись имущества и банк берет на себя ответственность, что с вашими предметами ничего не произойдет на время аренды, ну и естественно, здесь о конфиденциальности можно и не говорить.

    В другом случае, вы не говорите банку, что вы хотите положить в сейф, но вот банк уже никакой ответственности за ваше имущество не несет.

    Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

    Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания.

    Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее.

    Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее. Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает.

    В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

    Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

    Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

    Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

    Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

    Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

    В папках

    Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности.

    Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

    В фотоальбомах

    Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

    В конвертах

    Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

    В коробках

    В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения.

    Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

    Как хранить документы дома фото

    Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

    Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

    Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

    Хранение документов в доме

    В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

    Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

    Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

    Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

    Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

    Как навести порядок в документах?

    Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

    Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

    • документы на квартиру
    • медицинские док-ты
    • налоговые
    • кредитные
    • квитанции об оплате
    • чеки и гарантийные талоны и так далее

    Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

    Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

    Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

    Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

    Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

    Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

    Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

    Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

    Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

    Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

    И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

    Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

    А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

    Как в домашней обстановке, так и на работе, документы требуют порядка. В противном случае они теряются, мнутся и путаются, из-за чего важный листок с данными, печатями и подписями в нужный момент можно просто не найти. Идеи, как хранить документы дома, помогут сориентироваться в принципах организации важных бумаг.

    Первый этап наведения порядка — это сортировка. Однотипные бланки следует разложить по скоросшивателям и тонким папкам.

    Для хранения паспортов, свидетельств и прочих документов на всех членов семьи подойдут прозрачные папки-конверты на кнопке.

    Малые скоросшиватели при необходимости можно закрепить в больших, а отдельные папки сложить в специальные коробки, снабдив всё надписями и стикерами.

    В глубоком ящике письменного стола можно устроить картотеку для лёгкого поиска нужных бумаг.

    Если вам претит канцелярщина на виду дома, то коробку или ящик для хранения бумаг можно красиво оформить.

    Важно, чтобы все документы всегда находились в одном месте. Так будет легче не только их найти, но и схватить самое необходимое в случае экстренной ситуации.

    Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

    Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

    Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

    1 шаг — оценка и план

    Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

    Зачем вам организация?

    Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

    Как давно у вас беспорядок?

    Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

    Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

    Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

    Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

    С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

    Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

    Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

    Какая организация в вашем доме хорошо работает?

    Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

    Что работает плохо или совсем не работает?

    Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

    Что хотите получить в итоге?

    Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

    Какие сложности ожидаются?

    • Документы не разобраны за целый год
    • Документы хранятся не в одном месте
    • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

    Как их можно преодолеть?

    Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

    Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

    У меня были в наличии следующие организационные материалы:

    • несколько папок с файлами,
    • три канцелярских папки с кольцами,
    • несколько скоросшивателей,
    • большая папка на замке для важных документов,
    • много файлов,
    • папки пластиковые разных цветов и размеров,
    • наклейки для идентификации,
    • один пластиковый органайзер.

    Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

    2 шаг — сортировка документов по категориям

    Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

    Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

    Вот как это выглядело:

    Потом я приступила к оценке объема работ.

    Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:

    Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

    3 шаг — минимизация

    Список быстрой утилизации документов:

    • нежелательная почта – такой не было
    • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
    • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
    • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
    • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
    • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
    • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
    • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

    4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

    Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

    1. документы, которые я ношу всегда с собой
    2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
    3. остальные документы

    Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

    В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

    В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

    Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

    Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

    До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

    Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

    Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

    Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

    После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

    Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

    Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

    Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

    В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

    Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

    Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

    Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

    Вот как это стало выглядеть в итоге:

    Шаг 6 — утилизация

    Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

    1) Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

    2) Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

    3) Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

    Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

    После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

    Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

    В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

    Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

    Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

    Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

    Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

    Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

    Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

    Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

    Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

    Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

    Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *